بنچ مارکینگ یکی از ابزارهایی است که مدیران از آن برای سنجش میزان موفقیت سازمانشان استفاده می کنند. بنچ مارکینگ یا الگوبرداری فرآیند سنجش و مقایسه محصولات، خدمات و فرایندها، روش ها، هزینه، اثربخشی، رضایت مشتریان و همچنین سایر شاخص های قابل اندازه گیری شرکت با سازمان هایی است که در یک یا چند مورد ذکر شده به عنوان رهبران صنعت شناخته می شوند.
در حقیقت مدیران خوش فکر می توانند با استفاده از بنچ مارکینگ، شرکت های موفق و پیشرو در حوزه فعالیت خود و حتی سایر حوزه ها را شناسایی و آنها را به عنوان الگوی خود قرار دهند.
مدیران می توانند با مقایسه سازمان خود با این شرکت های الگو، عملکرد سازمان را بهبود بخشند و شکاف موجود تا دستیابی به وضعیت مطلوب خود را تشخیص و آن را کاهش دهند.
سازمان ها می توانند به کمک تجزیه و تحلیل جنبه های مهمی مانند نحوه مدیریت، روش تولید، استراتژی های فروش، تکنیک های بازاریابی و سایر موارد این سازمان ها، دلایل موفقیت آنها را بیابند.
همچنین این امکان را پیدا می کنند تا با بررسی و تحلیل ها دریابند که چه چیزی را می توانند در سازمان خود تغییر و بهبود دهند تا به نتایج مطلوب دست یابند.
در صورتیکه بنچ مارکینگ به صورت صحیح انجام شود می تواند ابزاری بسیار قدرتمند برای سنجش عملکرد سازمان در زمینه های مختلف باشد.
به علاوه بنچ مارکینگ به طور بالقوه اطلاعات ارزشمندی را در اختیار سازمان قرار می دهد که می تواند برای بهبود شیوه های تجاری فعلی سازمان، مورد استفاده قرار گیرد و برای برنامه ریزی آینده سازمان بسیار مفید باشد.
چگونه یک گزارش تحلیل بازار بنویسیم؟
چگونه بنچ مارک انجام دهیم؟
حال اگر بخواهیم بدانیم که چگونه می توان برای یک کسب و کار بنچ مارکینگ کرد، کافیست به مراحل این کار که در ادامه شرح داده شده است، نگاهی بیاندازیم :
فاز یک: برنامه ریزی
برنامه ریزی اولین و مهم ترین فاز بنچمارکینگ است. هر گونه اشتباه و کاستی در این فاز سایر مراحل را نیز تحت تاثیر قرار می دهد.
پس چنانچه می خواهید سایر فازها را به کارآمدترین و اثربخش ترین شکل ممکن انجام دهید، زمان و توجه کافی را به اجرای این فاز اختصاص دهید.
گام 1 : اولویت ها و شاخص هایی که می خواهید در مورد آنها بنچ مارک انجام دهید را مشخص کنید.
حضور و تعامل مدیران ارشد در اجرای این گام کاملا ضروری خواهد بود.
در این مرحله لیست کوتاهی از فرایندهایی که می توان بنچ مارک کرد تهیه می شود و با توجه به شاخص ها و اولویت هایی که به بهترین شکل نیاز مشتریان را پوشش دهد، اولویت بندی خواهند شد.
در این مرحله شما تصمیم می گیرید که به عنوان مثال استراتژی های فروش، شیوه بسته بندی، استراتژی های دیجیتال مارکتینگ و … یک شرکت را الگو قرار دهید.
گام 2 : سازمان هایی که قصد بنچ مارکینگ آنها را دارید، مشخص کنید. این سازمان ها می توانند رقبای مستقیم و اصلی سازمانتان باشند.
مرحله بعدی تعیین سازمان هایی است که قصد بنچ مارک آنها را دارید. در انتخاب این سازمان ها توجه داشته باشید که تهیه برخی از داده های مورد نیاز بنچ مارک در مورد رقبای مستقیم، امکان پذیر نخواهد بود.
بنابراین در انتخاب سازمان به در دسترس بودن داده ها و همچنین مفید و مرتبط بودن فرایندهای آن سازمان با سازمان خود اطمینان حاصل کنید.
گام 3 : فرایند های بالادستی را بررسی کنید.
یکی از مهم ترین، سخت ترین و در عین حال زمان برترین قسمت های بنچمارکینگ، جمع آوری اطلاعات است.
اکثر اوقات اطلاعات مربوط به فرایندها و روش های بالادستی شرکت ها محرمانه هستند و دستیابی به آنها دشوار است، حتی اگر این امکان را پیدا کنید که یک سازمان را از نزدیک ببینید، پیشنهاد می کنیم اطلاعات ضروری و مورد نیاز خود را لیست کنید و برای جمع آوری آنها برنامه ریزی کنید تا بتوانید تا حتی در یک بازدید، کلیه داده های مورد نیاز خود را در کمترین زمان ممکن جمع آوری کنید. پس در این مرحله به دنبال منابع اطلاعاتی مثل خود سازمان ها و یا انجمن های مربوط به اصناف و یا بانک های اطلاعاتی و یا سایر روش های جمع آوری داده مثل خرید پنهانی باشید.
فاز دو : تجزیه و تحلیل
این فاز از دو گام تشکیل شده است و شامل تحلیل کلیه داده های جمع آوری شده در فاز برنامه ریزی است.
گام 4 : دلایل مطلوبیت فرایندها و یا عملکردها در سازمان هایی که بنچ مارکینگ کرده اید را شناسایی نمایید.
اعضای تیم بنچ مارک می بایست دلایل نتایج بهتر فرایندهایی که بنچ مارک شده اند را بررسی کنند. پس از جمع آوری و تحلیل این داده ها یک فرایند مطلوب برای سازمان در نظر گرفته می شود.
چرا طراحی وب سایت رقیب شما بهتر است؟ چه چیز باعث افزایش بازدید از صفحه اینستاگرام فلان سازمان شده است؟ چرا فرایند تولید رقبا مقرون به صرفه تر از شماست؟ چرا سازمانی که بنچ مارک کرده اید در نگهداشت مشتریان سابق خود موفق بوده است؟
گام 5 : برای بهبود فرایندها در سازمان خود نیز، هدف تعیین کنید.
شرکت باید بتواند در گام بعدی اهدافی را برای بهبود فرایندهای فعلی خود تعیین کند.
در این مرحله اگر به دنبال پیشی گرفتن از رقبا هستید اهدافی که تعیین می کنید باید حتی یک سر و گردن بهتر از سازمانی که بنچ مارک کرده اید باشد. مثلا اگر می خواهید نرخ نگهداشت مشتریان را مانند رقبای خود افزایش دهید شاید بهتر باشد از یک نرم افزار مدرن تر در حوزه مدیریت ارتباط مشتری استفاده کنید و پرسنل خود را در این زمینه آموزش دهید.
فاز سه : یکپارچگی
این فاز دو فاز قبلی را به فاز اجرا پیوند می دهد. این بخش در صورتی جلو می رود که نتایج فازهای قبلی مورد تایید مدیریت قرار گرفته باشد.
این فاز همچنین پیاده سازی برنامه ها را تضمین می کند چرا که نسبت به تایید و تعهد مدیریت در راستای اجرای تغییرات مطمئن می شود.
شما برای موفقیت نیاز به پشتیبانی کل سازمان دارید، پس این فاز یک فاز ضروری خواهد بود.
گام 6 : یافته های خود را یکپارچه کنید و تاییدیه مدیریت را بگیرید.
در این گام پروپوزالی برای بهبود فرایندهای مورد نظر تهیه، و به مدیران میانی و بالادستی ارائه نمایید تا تایید نهایی برا اجرای تغییرات را دریافت کنید.
گام 7 : اهداف اجرایی جدیدی در نظر بگیرید.
پس از آخرین اصلاحات و دریافت تاییدیه از مدیران، باید به دنبال دریافت تایید در مورد اهداف اجرایی که بعد از اصلاحات مدیران در نظر گرفته اید، باشید.
شاخص های کلیدی عملکرد (KPIs) چیست و چگونه برای کسب وکار خود KPI تعریف کنیم؟
فاز چهار: اجرا
و در آخرین فاز بهبود در عملکرد سازمان شما به شکل عملی، پیاده سازی می شود.
گام 8 : یک برنامه اجرایی (Action Plan) طراحی کنید.
پس از تایید اصلاحات مورد نیاز به منظور بهبود فرایند، نوبت به تهیه یک برنامه اجرایی با جزییات کامل می رسد.
این برنامه باید شامل کلیه فعالیت های کلیدی مورد نیاز، برنامه زمانبندی، تعیین مسئولیت های افراد در بخش های مختلف، کوتاهی های محتمل در انجام وظایف و تغییرات مورد نیاز برای جبران این کوتاهی ها باشد.
گام 9 : برخی فعالیت های خاص را اجرا و میزان پیشرفت خود را اندازه گیری کنید.
در این بخش دیگر هر کس باید مسئولیت خود را به خوبی اجرا کند و مدیر ارشد نیز باید از انجام درست وظایف و هماهنگی میان اعضا اطمینان حاصل کند. تهیه گزارش و رصد میزان پیشرفت کار از مهم ترین وظایف مدیر ارشد در این گام خواهد بود.
گام 10 : این فرایند را به شکل مستمر ادامه دهید.
پس از پایان موفقیت آمیز پروژه، به سراغ سایر بخش ها بروید. در یک کلام بنچ مارکینگ را به شکل مستمر و با سرعتی ثابت در سازمان خود اجرا و نهادینه کنید.
چه زمانی و در چه شرایطی می توان برای سازمان ها بنچ مارک انجام داد؟
در حالی که هدف کلی بنچ مارکینگ سنجش و مقایسه یک سازمان با برترین های صنعت و رقبای اصلی آن است، تعیین زمان و شرایط مناسب برای انجام بنچ مارکینگ نیز از اهمیت زیادی برخوردار است.
بنچ مارکینگ دلایل زیادی دارد از جمله می توان به موارد زیر اشاره کرد:
زمانیکه می خواهید بهره وری سازمان خود را اندازه گیری کنید
یکی از مهمترین اهداف برای اجرای روش الگوبرداری یا بنچ مارکینگ سنجش میزان بهره وری، کارایی و اثربخشی سازمان در مقایسه با شرکت های پیشرو در آن صنعت است.
این روش کمک می کند تا تفاوت میان فعالیت ها و فرآیندهای شما و رقبا مشخص شود و بفهمید که برای بهبود عملکرد سازمان خود می توانید از چه روشی استفاده کنید و چه تغییری به وجود بیاورید.
زمانیکه می خواهید عملکرد خود را در آینده بهبود ببخشید
یکی دیگر از دلایل مهم استفاده از روش الگوبرداری (Benchmarking)، این است که بتوانید با مقایسه و بررسی مشاغل مشابه که موفق عمل می کنند، کارهای آینده و اهداف خود را بهتر کنید.
زمانیکه به دنبال راهی برای توسعه و گسترش کسب و کار خود هستید
زمانیکه می خواهید کسب و کار خود را توسعه دهید ولی مطمئن نیستید که کدام راه بهتر است، با تجزیه و تحلیل رقبای بزرگ خود و بررسی کارها و روش هایی که آنها برای رشد و توسعه خود استفاده کرده اند، احتمالا روش های جدیدی را کشف خواهید کرد که می توانید به کمک آنها فرایند رشد و توسعه خود را آغاز کنید.
زمانیکه می خواهید انگیزه مضاعفی به کارمندان خود بدهید
هنگامی که بخش ها و واحدهای خاصی از سازمانتان را با همتایانشان در شرکت های رقیب بنچ مارک می کنید نتایج متفاوتی می تواند حاصل شود که در هر صورت به عنوان ابزاری انگیزشی برای کارمندان قابل استفاده است.
بدین گونه که اگر بنچ مارکینگ نشان دهد که واحدی خاص در سازمانتان عملکردی پایین تر از رقبای خود دارد، ممکن است کارمندان آن واحد را به سمت پیشرفت بکشاند تا بتوانند به سطح همتایان خود برسند.
از طرف دیگر اگر بنچ مارکینگ برتری واحدی را نسبت به رقبایش در شرکت های دیگر نشان دهد، احتمالا کارمندان شما تلاش می کنند این وضعیت را در آینده حفظ کنند و از رقبا عقب نمانند.
آگاهی از وضعیت برند : آیا برند شما به خودش دروغ میگوید؟!
انواع الگوبرداری در تحلیل ها کدامند؟
الگوبرداری محصول (Product Benchmarking)مهندسی معکوس یا (Reverse Engineering)
این نوع از بنچمارکینگ یک شکل قدیمی از مهندسی معکوس و محصول گرا است.
در این روش، سازمان محصول رقیب خود را خریداری می کند و با بررسی و مطالعه بر روی آن محصول، چگونگی عملکرد آن، ویژگی ها و جزئیات محصول را بدست آورده و با مقایسه این اطلاعات با محصولات خود، می تواند ویژگی خاصی از محصول خود را بهبود بخشد و یا به طور کامل محصول خود را تغییر دهد.
در مهندسی معکوس اگر به دنبال روش ساخت محصول باشیم، به دلیل داشتن نمونه محصول آماده، در هزینه های تحقیق و توسعه بسیار صرفه جویی می شود و این می تواند نقطه آغاز پیشرفت باشد.
الگوبرداری فرآیند (Process Benchmarking)
در این روش، سوالی که مطرح می شود این است که چگونه یک شرکت موفق در موارد خاص مثل دیجیتال مارکتینگ یا مدیریت شعب فروش و … یا به طور کلی، عملکرد بهتری نسبت به سایرین داشته و در نهایت این موارد را با سازمان خود مقایسه کنید.
اطلاعات مورد نیاز در این زمینه ممکن است از طریق روش های مختلف مثل مصاحبه، نظرسنجی، تحقیقات بازار، بازدید از محل و غیره جمع آوری شود. هدف نهایی از این روش از بنچمارکینگ، یادگیری و به کارگیری فرآیندهای شرکت های برتر برای بهبود عملکرد سازمان خود است.
موضوع مهم در این روش این است که باید بدانید همزمان با اعمال و پیروی از فرآیندهای خاص که از بررسی شرکت های موفق به دست آمده اند، همه عوامل و شرایط سازمانتان نیز باید با سازمان معیار مشابه باشد تا بتوانید به نتیجه مطلوب دست یابید.
چرا که ممکن است دستیابی به این استانداردها برای سازمان شما پر چالش و پر هزینه باشد.
الگوبرداری رقابتی (Competitive Benchmarking)
روش بنچ مارکینگ رقابتی یکی از محبوب ترین انواع بنچ مارکینگ است و با روش الگوبرداری محصول متفاوت است.
در بنچ مارکینگ محصول فقط یک محصول خاص برای مقایسه و بررسی انتخاب می شود ولی در بنچ مارکینگ رقابتی کل محصول، فرایندها یا خدمات برای مقایسه به طور کامل انتخاب می شوند.
این مقایسه شامل مطالعه بر روی بخش های مختلف مانند امور مالی، بازاریابی، منابع انسانی، تحقیق و توسعه و …. می شود. در این روش امکان دارد به دلیل محرمانه بودن اطلاعات سازمان ها، داده های غلط و گمراه کننده ای ارائه شوند، که به روند بهبود سازمان شما هیچ کمکی نکنند.
شاخص های کسب وکار ( Business Metrics ) کدامند؟
الگوبرداری عمومی (Generic Benchmarking)
معیارهایی مانند هزینه های یک کارمند، سود به نسبت هر کارمند، بازده سرمایه گذاری و … که بدون در نظر گرفتن نوع صنعت، مبنای مقایسه مشترکی دارند، معیارهایی عمومی هستند.
هرگاه سازمانی بخواهد این معیارهای عمومی را بررسی و مقایسه کند در واقع از روش بنچ مارکینگ جنرال یا عمومی استفاده کرده است.
الگوبرداری داخلی (Internal Benchmarking)
این روش الگوبرداری یک رویکرد بسیار متداول است که شرکت ها به کمک آن به انتخاب یک معیار در درون سازمان خود و مقایسه آن با سایر موارد سازمان می پردازند.
این مقایسه می تواند بین یک کارمند که عملکرد متمایز دارد با سایر کارمندان سازمان باشد و یا سنجش میزان بهره وری و سود یک واحد نسبت به بهره وری و سود واحدهای دیگر، یا حتی به شکل مقایسه خط تولید یک محصول با خط تولید محصولی دیگر صورت گیرد.
این روش در سازمان های بزرگ و شرکت های چند ملیتی بسیار کاربرد دارد ولی انجام آن در شرکت های کوچک و نوپا بسیار دشوار است، زیرا تعداد کارمندان و واحدهای آنها به اندازه کافی نیست.
الگوبرداری استراتژیک (Strategic Benchmarking)
از این روش الگوبرداری برای توسعه چشم انداز و شایستگی های اصلی سازمان و کمک به ایجاد مزیت رقابتی پایدار استفاده می شود.
به عبارتی در این روش چشم انداز سازمان های پیشرو معیار مقایسه قرار می گیرند و با تغییر و بهبود شایستگی های اصلی سازمان کمک می کنند تا شکاف های موجود در کسب و کار مشخص و کم کم برطرف شوند.
بنچ مارکینگ استراتژیک در نهایت به ایجاد مزیت رقابتی پایدار می انجامد.
چالش بسیار مهم در این روش این است که حتی یک انحراف کوچک یا یک خطای کوچک می تواند کل سازمان را به شکلی منفی تحت تأثیر قرار دهد.
این نوع از بنچ مارکینگ در میان استارتاپ ها بسیار محبوب است.
الگوبرداری جهانی (Global Benchmarking)
همانطور که از نام این روش الگوبرداری پیداست، بنچ مارک در سطح شرکت هایی از کشورها مختلف و در زمینه فعالیت و صنعت مشابه یا متفاوت صورت می پذیرد.
به این دلیل که معیارها در کشورهای مختلف متفاوت هستند، شرکت هایی که از این تحلیل استفاده می کنند این شانس را بدست می آورند که با معیارهای جهانی خود را بسنجند و پیشرفت کنند.
مثلا شرکتی که در زمینه مخابرات در ایران فعالیت می کند، می تواند خود را با شرکتی که در یک کشور اروپایی است مقایسه و الگوبرداری کند و تلاش کند که کیفیت کار خود را به سطح شرکت اروپایی برساند.
در این مقاله به سوالاتی چون بنچ مارکینگ چیست، مراحل انجام بنچمارکینگ و انواع الگوبرداری یا بنچمارکینگ پاسخ داده شد.
لازم است که قبل از انجام بنچمارکینگ بپذیریم که در دنیای رقابتی امروز شرکت های بسیاری هستند که در موضوعات مختلف پیشرو و متمایزند، پس ما نیز باید به دنبال راهی برای رفع نقص های خود باشیم و تلاش کنیم از برترین های صنعت پیشی بگیری
سوالات متداول برای بنچ مارکینگ
بنچ مارکینگ یا الگوبرداری فرآیند سنجش و مقایسه محصولات، خدمات و فرایندها، روش ها، هزینه، اثربخشی، رضایت مشتریان و همچنین سایر شاخص های قابل اندازه گیری شرکت با سازمان هایی است که در یک یا چند مورد ذکر شده به عنوان رهبران صنعت شناخته می شوند.
بنچ مارکینگ در 4 فاز اصلی و 10 گام قابل اجرا است. در فاز اول یعنی فاز برنامه ریزی اولویت ها و شاخص هایی که می خواهید در مورد آنها بنچ مارک انجام دهید را می بایست مشخص کنید.
سپس سازمان هایی که قصد بنچ مارکینگ آنها را دارید، مشخص می کنید و این سازمان ها می توانند رقبای مستقیم و اصلی سازمانتان باشند. در گام بعد …
هر کسب وکاری که به دنبال ارزیابی عملکرد و میزان موفقیت خود است و یا اینکه به دنبال راهی برای بهبود فرایندها و محصولات خود می باشد، به بنچمارکینگ نیاز دارد.
2 پاسخ
بنچ مارکتیینگ جزو روش های رایج و کارآمدیه که امروزه تو حوزه های مختلفی مدیریت پروژه، مدیریت ارتباط با مشتری، فرایند فروش و اتوماسیون فروش و بازاریابی، سهم بازار، قیمت‌گذاری، فرایندهای جذب سرمایه به کار گرفته شده و موفق آمیز هم بوده.با توجه به اطلاعاتی که از مقاله خوب شما کسب کردم و با توجه به مقاله های سایت های معتبری مثل بیزینس اینسایدر و دانشگاه کسب و کار به نظرم میشه گفت بنچ مارکینگ یه روش عقلانیه که میتونه با آنالایز و استفاده از تجربیات دیگران به ما برای انتخاب روش و استراتژی درست و تصمیم گیری کمک کنه.
درود دوست عزیز
از حسن توجه تون ممنونیم
سپاس از اینکه نظرتون رو با ما و همراهانمون به اشتراک گذاشتید.