وقتی وارد پروژه ای می شوید تمام توان خود را به کار می برید که آن به بهترین شکل ممکن انجام شود، اما چگونه می خواهید اطمینان حاصل کنید که انتظاراتی که از پروژه می رود، تحقق خواهد یافت؟
در این مورد تحلیل و آنالیز SWOT به شما کمک می‌کند تا مشکلات بالقوه خود را شناسایی کنید و با در نظر گرفتن ایده های نو تمامی رویدادهای محتمل را بررسی کنید. با نگاهی دقیق به پروژه می‌توانید عملکرد و کارآیی پروژه را تقویت کنید و از موفقیت پروژه مطمئن شوید. در واقع اگر بدون انجام تحلیل های لازم پروژه ای را آغاز کنید مانند آن است که چشم بسته حرکت کنید، اما انجام تحلیل های اینچنینی دقیقا مشخص می کند کسب و کار شما در حال حاضر چه وضعیتی دارد، و برای رسیدن به وضع ایده آل مورد نظر باید چ عملکردی داشته باشد.
تحلیل و آنالیز SWOT (قوت،ضعف، فرصت‌ها و تهدیدها) تکنیک اصیلی است که در دوره‌های مدیریت تجاری تدریس می‌شود. و به شما کمک می‌کند که به صورت عینی وضعیت فعلی پروژه و احتمالات آتی مثبت و منفی آن را ارزیابی کنید. در مواقع این تحلیل ابزاری برای اجرای درست استراتژی بازاریابی محسوب می شود.
شاید تجزیه و تحلیل سوات کمی ابتدایی به نظر برسد، اما اجرای دقیق این تحلیل به شما کمک می‌کند تعدیلات لازم را در زمان مناسب اعمال کنید. به این صورت در مورد نتیجه ی یک پروژه راحت تر می توان اظهار نظر کرد.
شناسایی و سنجش کارایی نقاط قوت پروژه خود
با شناخت نقاط قوت کسب و کارتان قادر خواهید بود به شکل بسیار کارآمدی از آنها بهره ببرید.
تحلیل و آنالیز SWOT را ابتدا در مورد اعضای تیم خود اجرا کنید. تیم شما در چه چیزی بهتر عمل می‌کند؟ چه آموزش یا تجربه‌ی منحصر به فردی را به عنوان یک مزیت ارائه می دهند؟ آیا شخصی در تیم وجود دارد که از نظر مدیریت پروژه بسیار خوب عمل کند و مسئولیت پذیر باشد؟ یا عضوی را می‌شناسید که در مذاکرات و یا در برقراری ارتباط توانایی منحصر به فرد داشته باشد؟
در گام بعدی تحلیل و آنالیز SWOT را در مورد کسب وکار خود به کار گیرید. پیشنهاد ویژه ی فروش شما چیست؟ مشخصه ی برند کسب وکارتان چیست؟ آنچه شرکت شما می‌فروشد به صورت کلی یا جزئی بر پروژه یا کمپین (خواه یک طرح منابع انسانی باشد و یا پیاده‌سازی یک سیستم حسابداری جدید یا برنامه ی کمپین بازاریابی یا کمپین تبلیغاتی) شما تأثیر می‌گذارد. آگاهی از نقاط قوت منحصر به فرد کسب وکار، به شما اطمینان می‌دهد که فرآیند پروژه با اهداف بلند مدت کل سازمان هم راستا خواهد بود یا نه.
شناخت نقاط ضعف کارایی پروژه تان
پس از آنکه قوت های داخلی را شناسایی کردید جهت بهره برداری کارآمد از آنها، لازم است معایب داخلی را نیز شناسایی کردع و به فکر تدبیری برای رفع آنها باشید. شناخت نقاط ضعف یکی از معیارهای موفقیت پروژه شما است. این مرحله از تحلیل و آنالیز SWOT صرفاً شامل تهیه‌ی لیستی از گلایه ها و شکایت نیست، بلکه ارزیابی عینی موانع و دغدغه‌هایی است که تیم شما در آینده با آن روبرو خواهد شد.
منشأ بعضی از نقاط ضعف شرکت، داخلی است. مسائل کلی مانند مشکلات مدیریتی، ضعف روابط داخلی، میزان کم بودجه‌های بازاریابی و وب‌سایت‌ها یا برندهایی که به روزرسانی نشده‌اند، و مواردی از این دست همه و همه از جمله عواملی اند که موفقیت یک پروژه را با مشکل رو به رو می کنند.
چالش‌های دیگر مربوط به خود پروژه ها هستند، جهت شناسایی نقاط ضعف تیم اجرایی خود به سوالات زیر پاسخ دهید :
آیا تیم اجرایی پروژه به آموزش اضافی نیاز دارد؟ آیا مشاوره درمورد یک روش اجرایی جدید می‌تواند سودمند باشد؟ تیم پشتیبانی در چه سطحی است؟ آیا به تعدا بیشتری از آنها نیاز پیدا خواهیم کرد؟ آیا بهای تمام شده پروژه ،با همین روند بودجه بندی، افزایش نخواهد یافت؟ آیا ضعف فناوری‌های کلیدی مانعی بر سر موفقیت پروژه خواهد بود؟
بعد از شناسایی نقاط ضعف داخلی، می‌توانید آنها را به دو گروه تقسیم کنید. نقاط ضعفی که قابل تغییر نیستند و آنهایی که ممکن است قابل رفع یا تغییر باشند. مسائل کلی شرکت معمولا خارج از کنترل هستند. اما با درک دامنه‌ی این مسائل و تأثیر آن شاید بتوانید تأثیرات منفی این موانع بر موفقیت را کاهش دهید.
گردآوری و اولویت بندی نقاط ضعف، با هدف شناسایی راه‌حل‌های بالقوه برای رفع آنها، یکی از مزیت‌های کلیدی تحلیل و آنالیز SWOT است. معمولا نقاط ضعف مربوط به پروژه تحت کنترل و یا قابل تغییر هستند. از آنجایی که بعضی از این مشکلات با دخالت مدیریت ارشد برای تغییر بودجه کمپین، جدول زمانی و… قابل تغییر است، رفع آن شانس موفقیت پروژه را به شدت افزایش می‌دهد.
استفاده ی مطلوب از فرصت ها کارایی پروژه را بهبود می بخشد
در تحلیل و آنالیز سوات SWOT بعد از بررسی نقاط ضعف و قوت داخلی، ارزیابی چگونگی تأثیر بالقوه‌ی عوامل خارجی بر نتایج پروژه ضروری است. این تحلیل را با شناسایی فرصت‌های استفاده نشده شروع کنید.
فرصت‌های خارجی شامل روندهای جدید بازار، پیشرفت فناوری، توسعه‌ی جغرافیایی، کاهش هزینه‌ها، حتی ارتباطات اینترنتی برای شناسایی عرضه کنندگان و مشتریان جدید می‌باشد.
این بخش از تحلیل و آنالیز SWOT ابزاری مفید برای تشکیل یک تیم است. با اعضای تیم خود نشست‌های خلق ایده برگزار کنید تا خلاقیت خود را نشان دهند. با این تاکتیک، از کشف فرصت هایی که موجب پیشرفت پروژه می‌شوند، شگفت زده خواهید شد. مثلاً ممکن است با تشکیل تیم های خلاقانه ایده ای برای پروژه بازاریابی خود بیابید که با توجه به شرایط فعلی جامعه و صنعت و بازار، بیشترین اثرگذاری را برای برند و کسب و کارتان به وجود بیاورد.
اگر می خواهید کارایی پروژه خود را حفظ کنید باید از تهدیدها اجتناب کنید
تهدیدهای خارجی متفاوت از نقاط ضعف داخلی است. چرا که تشخیص و پیش بینی آنها سخت تر است. این تهدیدها نه تنها پروژه ها را از مسیر اصلی منحرف می‌کند. بلکه می تواند ثبات کل شرکت را نیز تهدید کند. در تحلیل و آنالیز SWOT این تهدیدها ممکن است به شکل نوسانات بازار، رقبای اصلی، چالش‌های فناوری، یا حتی بلایای طبیعی ظاهر شوند.
واقعیت این است که نمی‌توان از تمامی این تهدیدها در امان بود، اما شناخت خطرات بالقوه‌ی آن می‌تواند موجب اعمال تعدیلات سودمند، در کمپین شود.
بررسی و درک تهدیدهای خارجی برای اطمینان از هوشیاری و پاسخ گویی تیم شما در مقابل موانع موفقیت کمپین، ضروری است.
جهت بهبود کارایی پروژه باید تمام جوانب SWOT را باهم در نظر بگیرید
تحلیل و آنالیز SWOT نباید به لیستی از نقاط ضعف و امیال مبهم ختم شود. برای تیم شما صرف تلاش و زمان بیهوده برای خلق ایده‌های غیرقابل‌استفاده ، بسیار ناامیدکننده خواهد بود. باید از تحلیل و آنالیز SWOT برای طراحی مراحل ویژه و قابل سنجشی استفاده کنید که توسط تیم شما قابل اجرا باشد . این ابزار تحلیلی تنها یک فرآیند ذهنی نیست بلکه تضمینی برای تحقق اهداف است. نوعی عملیات اصلاحی است که موجب می‌شود پروژه شما فراتر از انتظارات و در جهت تحقق استراتژی بازاریابی شرکت عمل کند و کارایی پروژه افزایش یابد.
